«Мои Вещи» — система организации и хранения вещей

Вступление

В этой статье я расскажу о своём опыте организации и хранения вещей. Экспериментируя с разными подходами, я пришёл к некоторому набору правил, совокупность которых далее буду называть системой. Использование этой системы позволяет навести порядок в квартире, поддерживать его и всегда знать где что находится. Опишу в нескольких предложениях основные идеи:

  • Вещи хранятся в контейнерах
  • С помощью смартфона или фотоаппарата создаётся база данных вещей
  • База данных хранится в компьютере и/или в смартфоне и/или в облачном хранилище
  • Чтобы узнать, где находится нужная вещь, достаточно ввести её название в поле поиска файлового менеджера в компьютере, в смартфоне или в веб-версии облачного хранилища
  • База данных поддерживается в актуальном состоянии, перемещения вещей отображаются в базе данных

Вот, к примеру, как выглядит поиск гамака. Находясь в папке «Мои Вещи» (там хранится база данных), я ввожу слово «гамак» в поле поиска в правом верхнем углу окна. Через пару секунд вижу результаты. В левой части окна отображаются названия вещей, в правой части окна — их расположение. Например, «Гамак Ананас» находится в «Контейнер Красный», который в свою очередь находится в «Чертаново\Комната\Шкаф 3».

Поиск вещи в проводнике

В Проводнике можно переключить режим отображения (Ctrl + Колёсико мыши), тогда будут сразу видны уменьшенные изображения результатов поиска:

 

Зачем нужна такая система

Невозможность найти нужную вещь приводит к тому, что человек  переключается от текущей задачи на поиск вещи, теряя концентрацию. Снижается эффективность. Возможна ситуация, когда человек покупает новую вещь, потому что не помнит, есть у него такая или нет. А если известно что есть, то неизвестно, где она находится.

Во время сборов в командировку или туристическую поездку, поиск и организация вещей особенно важны. Тем более если сборы происходят в условиях дефицита времени. Использование системы хранения вещей сводит к минимуму хлопоты при переезде с одной квартиры на другую.

Когда вокруг человека находится много вещей, человек отвлекается на них, его концентрация размывается. Важно освободить пространство вокруг себя от информационного шума, убрать отвлекающие факторы.

Часто люди отвозят в гараж и на дачу те вещи, которыми пользуются особенно редко. При таком подходе решается вопрос с занимаемым пространством, но усложняется поиск этих вещей. Когда человек подолгу их не видит, легко совсем забыть, что там находится.

Как начать

Для того чтобы начать использовать систему, не нужно тратить сразу много времени на создание полной базы данных всех вещей. Начните с какой-нибудь одной коробки — это будет ваш первый контейнер. Занимайтесь созданием базы столько времени, сколько вам нравится. Сам процесс будет приносить удовольствие — это похоже на игру. Расширение сферы порядка в пространстве беспорядка принесёт успокаивающий и расслабляющий эффект. :-)

Контейнеры

DSCN8987 (в статью)

Контейнеры в шкафу

Для хранения вещей вам понадобятся контейнеры. Это могут быть любые коробки, ящики, чемоданы, сумки и рюкзаки. Всё это является контейнерами. В рамках этой системы контейнерами также называются гараж, комната, шкаф, квартира и багажник в автомобиле. В общем, всё, что может вмещать в себя что-то другое. Если у вас хранятся пустыми спортивные/дорожные сумки или чемоданы, используйте их в качестве контейнеров. Кроме того, что они будут использованы в качестве контейнеров, они лучше сохранят свою форму, если будут храниться наполненными. Я использую в основном контейнеры из Икеи:

Первый контейнер

Чтобы получить представление о системе, вы можете попробовать на примере одного контейнера:

  1. Возьмите пустой контейнер
  2. Выберите вещи, которые будут в нём храниться
  3. Сфотографируйте эти вещи по одной и положите в контейнер
  4. Создайте на компьютере папку «Мои Вещи»
  5. В этой папке создайте папку с названием вашего контейнера. Например, «Контейнер Красный»
  6. Скопируйте в эту папку фотографии
  7. Переименуйте фотографии в соответствии с их содержанием

Теперь у вас на компьютере в папке «Контейнер Красный» находится виртуальное представление вашего красного контейнера. Вы можете в любой момент заглянуть в эту папку, воспользоваться поиском в папке «Мои Вещи» и найти вещь в «Контейнер Красный».

Названия контейнеров и вещей

У каждого контейнера и вещи должно быть название (имя). В рамках одного уровня вложенности (про вложенные контейнеры см. следующую главу) у контейнеров и вещей должны быть уникальные имена. В разных уровнях вложенности имена могут повторяться. Используется обычная организация файловой структуры. Внутри одной папки не могут находиться две папки с одинаковым именем или два файла с одинаковым именем:

Шкаф
    Контейнер A
        Мяч теннисный.jpg
        Насос велосипедный.jpg
    Контейнер B
        Джинсы синие.jpg
        Джинсы чёрные.jpg
Стеллаж
    Контейнер A
    Контейнер B

Вложенные контейнеры

Внутри одного контейнера может находиться другой. Он называется дочерним или вложенным по отношению к родительскому или ко внешнему. Разберём пример из русской народной сказки:

«На море на океане есть остров, на том острове дуб стоит, под дубом сундук зарыт, в сундуке — заяц, в зайце — утка, в утке — яйцо, в яйце — смерть Кощея».

Здесь «Море-океан» является контейнером первого уровня вложенности. «Остров» — контейнер второго уровня, дочерний по отношению к «Морю-океану». «Дуб» — контейнер третьего уровня. Сундук зарыт под дубом, а не находится внутри дуба. Поэтому, я бы сказал, что «Сундук» является дочерним контейнером по отношению к «Острову». «Сундук», также как и «Дуб»,  является контейнером третьего уровня. «Заяц» — контейнер четвёртого уровня. «Утка» — контейнер пятого уровня. «Яйцо» — контейнер шестого уровня вложенности. В «Яйце» находится «Смерть Кощея». Это уже не контейнер, а вещь. Данную модель можно представить следующим образом:

Смерть Кощея

Изображение контейнера

На приведённом выше снимке экрана видно, что внутри контейнера «Яйцо», кроме «Смерти Кощея», находится изображение самого яйца с именем файла «folder». Конечно, файл называется «folder.jpg», просто в проводнике отключено отображение расширений файлов. В операционной системе Windows, если в папке находится файл «folder.jpg», то это изображение используется в качестве эскиза для этой папки при отображении содержимого родительской папки. Проще говоря, в родительской папке «Утка» для папки «Яйцо» будет отображаться не изображение папки по умолчанию, а изображение яйца.

Внутри Утки

Таким образом, в папке «Утка» мы видим контейнер «Яйцо» и сразу видим изображение этого контейнера. Это удобно, потому что, когда нужно найти какой-то контейнер, полезно знать, как он выглядит. Можно задать файлам «folder.jpg» атрибут «скрытый» и настроить Проводник, чтобы он не показывал скрытые файлы. Тогда вы не будете видеть файлы «folder» у себя в папках, но изображения с них по-прежнему будут отображаться в родительских папках на иконках контейнеров.

Операция «Ураган»

Для того чтобы быстро освободить комнату от беспорядка, можно провести операцию «Ураган»:

  1. Все вещи с пола и с поверхностей убираются в контейнеры, расположенные в шкафах
  2. Проводится сухая/влажная уборка

Порядок

Теперь комната освобождена от беспорядка. Он перенесён из открытого пространства комнаты в контейнеры. До операции беспорядок был рассредоточен по комнате, теперь он сконцентрирован в контейнерах. После того как беспорядок собран в контейнеры, его можно, проиндексировав, упорядочить. Тогда беспорядок перестанет существовать, так как его природа — отсутствие порядка.

Выбор платформы

Описываемая система может быть реализована на разных смартфонах (Android, iOS), на компьютерах с разными операционными системами (Windows, Linux, Mac OS) и может использовать разные облачные хранилища (Яндекс.Диск, Dropbox, Облако Mail.Ru).

Удобнее всего работать с системой, если использовать её параллельно на смартфоне и на компьютере, сохраняя базу данных в облачном хранилище. Возможны варианты использования только на смартфоне или только на компьютере. В каждой реализации могут быть свои особенности. Я буду описывать систему на примере смартфона на Android и компьютера с Windows 10.

Использование облачного хранилища не является обязательным, но предоставляет удобство одновременной работы с файлами на компьютере и в смартфоне и предохраняет ваши файлы от утраты в случае аварии оборудования.

Облачное хранилище

За время использования системы я попробовал несколько облачных хранилищ:

Каждое из них обладает своими достоинствами и недостатками. На мой взгляд, сейчас лучше всего для использования системы подходят сервисы Dropbox и Яндекс.Диск. Но все сервисы постоянно совершенствуются, исправляют недочёты и добавляют новые функции. Вы можете попробовать пользоваться сначала одним облачным хранилищем, а потом другим. Просто перенесите папку «Мои Вещи» из одного облака в другое.

Приложение облачного хранилища для смартфона

Функционал мобильных приложений разных облачных хранилищ немного различается. В этой таблице приводится сравнение мобильных приложений с указанием нужных функций для использования системы. В скобках указана версия приложения, которую я использовал в сравнении:

Сравнение мобильных приложений облачных хранилищ
  Dropbox (6.2.4) Яндекс.Диск (2.65) Облако Mail.Ru (2.1.2681) Google Диск (2.3.631.15.44) Microsoft OneDrive (4.0.4) Box (3.7.5)
Поиск по структуре вложенных папок + +

 

(требуется полное совпадение слова?)

+

(индексация работает с задержкой)

+
Возможность сохранить в офлайне структуру папок с файлами
(возможно будет добавлено в платных аккаунтах)
+ +
Возможность съёмки фотографий в текущую папку из мобильного приложения + + + +
Русскоязычный интерфейс + + + + + +

На данный момент я не нашёл приложения, которое смог бы назвать идеально подходящим для работы с системой. В одних приложениях лучше реализованы одни функции, в других приложениях лучше реализованы другие функции. Для примера привожу изображения трёх программ с открытым окном добавления нового содержимого:

Dropbox

Dropbox

Yandex.Disc

Yandex.Disc

Облако Mail.Ru

Облако Mail.Ru

Некоторые особенности облачных хранилищ

Dropbox

  • При создании фотографий средствами приложения, фотографии появляются в файловой системе устройства в папке Pictures\Dropbox и отображаются в галерее устройства. Эти фотографии можно удалить с устройства, они не пропадут из вашего Dropbox-аккаунта. Другой вариант: можно создать в этой папке файл «.nomedia» — тогда файлы из этой папки не будут отображаться в галерее.
  • В мобильном приложении и в веб-версии не всегда работает поиск. Вероятно, проблема в том, что Dropbox плохо работает с русскоязычными названиями файлов и папок. На смартфоне возможно обойти проблему с поиском имён файлов, если воспользоваться программой «ES Проводник». В этой программе можно подключить свой Dropbox и пользоваться поиском по Dropbox, используя эту программу. Другой вариант — не использовать написание русских имён файлов в верхнем регистре. То есть, если файл называется «Лодка», то поиском в приложении его найти будет нельзя. Проблема актуальная по крайней мере для версии мобильного приложения 34.2.2 (Android).
  • Для хранения локальной копии БД на смартфоне, можно воспользоваться вспомогательной программой «DropSync» в режиме двухсторонней синхронизации.

Box

  • Добавление фотографии встроенными средствами требует совершения большего количества действий по сравнению с другими приложениями.
  • Папки и файлы, добавленные в мобильном приложении, появляются в облачном хранилище, но не появляются на компьютере (!!?).

Добавление вещей в базу

Добавлять вещи в базу можно разными способами:

  • Если фотографировать вещи смартфоном:
    • Можно добавлять фотографии встроенными средствами мобильного приложения облачного хранилища (самый простой способ)
    • Либо сначала фотографировать вещи камерой смартфона, потом переносить фотографии в облачное хранилище:
      • Можно переносить файлы на компьютере после синхронизации фотографий в облаке
      • Либо добавлять фотографии средствами мобильного приложения облачного хранилища на смартфоне
  • Если фотографировать вещи фотоаппаратом:
    • Нужно на компьютере перенести фотографии вещей в облачное хранилище

Рассмотрим приведённые сценарии чуть подробнее:

Добавление вещей сразу в файловую систему облачного диска:

  1. Откройте в приложении облачного хранилища папку нужного контейнера, в который вы собираетесь добавить вещи. При необходимости создайте папку контейнера.
  2. Находясь в папке контейнера, нажмите на кнопку (+) и выберите пункт «Добавить новую фотографию». Откроется приложение камеры. Сделайте фотографии добавляемых вещей.
  3. Теперь переименуйте фотографии в соответствии с правилами названия вещей. Если компьютер находится рядом, будет удобнее переименовать фотографии на компьютере — после того, как они появятся в облачном хранилище. Если компьютера под рукой нет, можно переименовать фотографии в смартфоне.

Добавление вещей из предварительно сделанных фотографий

Иногда может быть удобно сначала сделать много фотографий, а потом перенести их в базу. Если вы используете смартфон, а не фотоаппарат, включите в приложении вашего облачного хранилища функцию автозагрузки фотографий в облако. Тогда вам не придётся вручную переносить фотографии из смартфона на компьютер — они загрузятся автоматически.

  1. Сделайте фотографии вещей, которые вы будете добавлять в базу. Эти вещи могут быть предназначены не для одного, а сразу для нескольких разных контейнеров.
  2. Теперь переместите фотографии вещей в папки контейнеров. Вы можете переместить их разными способами:
    • На смартфоне средствами приложения облачного хранилища
    • На компьютере после синхронизации фотографий в облаке

Поиск вещей в базе

Теперь, когда вам понадобится какая-то вещь, вы можете воспользоваться базой, чтобы узнать, где эта вещь находится. Есть три способа воспользоваться поиском:

  1. Поиск на компьютере. Это самый быстрый и самый удобный способ, если вы находитесь рядом со своим компьютером.
  2. Поиск в смартфоне. Работает при наличии интернета или если мобильное приложение вашего облачного хранилища поддерживает автономное хранение файлов (см. таблицу «Сравнение мобильных приложений облачных хранилищ»).
  3. Поиск в веб-версии облачного хранилища. Этот вариант может быть полезен, если вы находитесь вдалеке от своего компьютера и не можете воспользоваться поиском в смартфоне.

Поиск вещи на настольном компьютере

Чтобы найти вещь в базе на компьютере, откройте папку «Мои Вещи» и в поле поиска наберите часть названия вещи. Откроется окно с результатами, в котором вы сразу сможете увидеть результаты поиска и расположение этих файлов. Настройте окно так, чтобы в нём выводилось имя файла и расположение файла, и вы сразу сможете увидеть, в каком контейнере находится нужная вещь. Переключать отображение файлов (список / уменьшенные изображения) можно с помощью комбинации [ctrl]+[прокрутка колеса мышки].

 

Специальные контейнеры

Контейнер «Входящие»

Когда у вас появляется новая вещь, необязательно её сразу индексировать (фотографировать и помещать в базу данных). Это было бы неудобно. Вместо этого все новые вещи помещаются в контейнер, условно называемый «Входящие». Раз в неделю или две содержимое контейнера «Входящие» извлекается, индексируется и перемещается в другие контейнеры. Контейнер «Входящие» не предназначен для постоянного хранения, а является пунктом временной остановки для вещей.

Контейнер «Снаружи»

Контейнер «Снаружи» является виртуальным контейнером первого уровня. Виртуальный — значит, что этот контейнер существует только в вашей базе данных, для него нет соответствующего контейнера в материальном мире. Первого уровня — значит, что его следует расположить в самом начале (в корне) своей базы данных.

Первый уровень

Перемещение вещей

Переместить вещь из одного контейнера в другой можно следующими способами:

  1. На компьютере. Перетащите мышкой фотографию из одной папки в другую. Или воспользуйтесь функцией вырезать / вставить.
  2. В смартфоне. Используйте для этого мобильное приложение вашего облачного хранилища.

Если вещь покидает свой контейнер ненадолго, необязательно каждый раз отражать это в системе. Достаточно положить её потом на место. Но если вещь покидает свой контейнер на длительное время, следует отобразить это перемещение в системе. Нужно перенести файл с изображением этой вещи из папки исходного контейнера в папку целевого контейнера или в контейнер «Снаружи».

Инвентаризация

Во время использования системы, скорее всего, будут случаться ситуации, когда вы будете забывать отражать перемещение вещей в базе данных. Для этого и нужна инвентаризация. Возьмите какой-нибудь контейнер, сверьте его содержимое с представление контейнера в базе данных. При необходимости внесите исправления.

Другой вариант — виртуальная инвентаризация. Вы открываете в базе данных папку какого-нибудь контейнера и смотрите что в нём находится. Возможно, вы обнаружите, что этими вещами вы слишком давно не пользовались, и пришло время их подарить, продать или найти им иное применение. Теперь, когда база данных создана, находясь за компьютером, вы можете заглянуть в любой ваш контейнер, даже если он находится за много километров от вас.

Правила именования вещей

Для того чтобы системой было удобно пользоваться и вещи было бы легко в ней находить, следует придерживаться определённых правил при переименовании фотографий. Если название вещи не является однозначным и возможны применения синонимов, следует указать их через запятую, чтобы в дальнейшем можно было найти вещь в базе по любому из синонимов. Например, «Футляр, чехол для очков красный». Или «Ремкомплект, ремнабор для велосипеда».

Настройки для фотографий на смартфоне

Соотношение сторон, на котором я остановился — 1:1. При таком соотношении фотографии одинаково хорошо смотрятся как на вертикальном экране смартфона, так и на горизонтальном экране компьютера. Разрешение, 

Разрешение, которое я использую — 1200*1200 точек. При таком разрешении одна фотография занимает примерно 500 килобайт.

Советы

Со временем в вашей системе выработаются некоторые индивидуальные правила. Возможны разные варианты:

  • Группировка предметов по тематическому принципу. Например, в один контейнер собираются все электронные устройства
  • Контейнеры, к которым вы обращаетесь чаще, следует поставить сверху на те, к которым вы обращаетесь реже
  • Тяжелые контейнеры следует разместить под лёгкими контейнерами

Рассмотрим следующий сценарий. Предположим, вам понадобился дырокол. Вы вспоминаете, где он может лежать, и вам представляется, что он находится в контейнере «A», потому что у вас там собраны разные канцелярские принадлежности. Вы заглядываете туда, но дырокола там нет. Тогда вы используете поиск по базе и обнаруживаете что дырокол находится в контейнере «О» вместе со спортивным инвентарём. Тогда вы, после использования, кладёте его уже в контейнер «A» и переносите в базе файл с фотографией дырокола из папки контейнера «O» в папку контейнера «A». В следующий раз вы сразу найдёте дырокол там, где ожидаете его увидеть.

Терминология

  • Система — набор правил
  • База  данных — совокупное структурированное представление о контейнерах и вещах
  • Вещь или предмет — одна единица, подлежащая хранению и учёту
  • Контейнер — одна единица для хранения вещей. Например, комната, ящик, коробочка

Обратная связь

Спасибо за то, что прочитали эту статью. Буду признателен, если вы заполните небольшую анкету, находящуюся по этому адресу: https://docs.google.com/forms/d/1AIekTkm7_f335eze4ovFiiAMGjmmpECwZ7Yr-tUz3G8/viewform


Электронная почта: alexey.sleptsov@gmail.com

«Мои Вещи» — система организации и хранения вещей: Один комментарий

  1. Галина

    Шикарная система :)
    Подойдет в качестве основы для моей системы хранения зимней обуви в коробках. Раньше прикрепляла фотографии контента, но после прочтения задумалась о введении индексации. Быстро и просто!

    Алексей, спасибо

Комментарии запрещены.